Alojamiento y gestión de activos
01SmartRental
Cómo la propiedad de un operador hotelero y residencial de escala nacional e internacional dio el salto a una operación sistematizada y basada en datos, ganando control, visibilidad y capacidad de crecer sin multiplicar la estructura.
El cliente
Operador de hospitalidad y gestión residencial de terceros (corta estancia, larga estancia y hoteles) con más de 600 trabajadores, ~900 habitaciones de larga estancia y ~5.000 anuncios activos. Pasó de coordinación manual —correos, hojas de cálculo, mensajería— a una operación sistematizada: dato centralizado, procesos estandarizados y cada acción trazable.
- ~900 habitaciones (larga estancia)
- ~5.000 anuncios activos
- Corta + larga estancia + hoteles
- Activos nacionales e internacionales
- +600 trabajadores
El reto
Como toda compañía que crece rápido y en varios países, SmartRental llegó al punto en que la coordinación manual —correos, hojas de cálculo, mensajería, seguimiento persona a persona— alcanza su techo.
A esa escala, incluso los mejores equipos necesitan sistemas que garanticen que nada se pierde y que todo es visible.
La decisión de dirección
- Centralizar el dato en un único lugar de referencia.
- Estandarizar los procesos para que se ejecuten siempre igual.
- Convertir toda acción relevante en una tarea trazable: quién, qué, cuándo y en qué estado.
- Automatizar lo repetitivo y reservar el criterio humano para las decisiones de negocio, legales y operativas.
Lo que construimos
Sistema único de gestión y trazabilidad
Un tablero central con todos los departamentos, tareas y activos —nacionales e internacionales—, el proceso de apertura de nuevos activos y el seguimiento de proveedores externos. Cada tarea queda registrada, asignada y con estado y fecha en tiempo real.
CRM en todas las líneas de negocio
CRM implantado en corta estancia, larga estancia y F&B/eventos: captación, seguimiento comercial, comunicación automatizada y una base de datos de clientes centralizada.
Automatizaciones que liberan a los equipos
Ingesta de reservas, alimentación de datos, notificaciones, reporting y comunicaciones —antes a mano— pasan a ejecutarse solas y de forma trazable.
Integración con el stack existente
Conexión con el ERP financiero, las herramientas de revenue, WhatsApp Business y los portales de comercialización, para que los sistemas dejen de vivir aislados.
Procesos clave documentados
Estandarización y documentación de procesos críticos: flujo CAPEX, escalado de incidencias, apertura de activos y revisión de facturas asistida por IA.
Alcance por áreas
- Dirección
- Operaciones
- Revenue y Reservas
- Finanzas y Tesorería
- Legal
- Recursos Humanos
- Expansión
- Compras y F&B
- Facilities
- Proyectos y Mantenimiento
- IT y Sistemas
- Patrimonial
Qué gana la propiedad
Control total en tiempo real
Saber en cualquier momento qué hace cada equipo, en qué estado está cada cosa y qué tiene fecha, sin tener que preguntar.
Menos dependencia de personas concretas
El conocimiento y el seguimiento viven en el sistema, no en la cabeza de una persona. La compañía deja de ser frágil ante una baja o una salida.
Recuperar tiempo de dirección
La información relevante llega ordenada y a tiempo. La dirección deja de perseguir datos y dedica su tiempo a decidir.
Eficiencia operativa
El trabajo repetitivo que consumía horas de plantilla lo hace la automatización, con menos errores y a coste marginal.
Una sola versión de la verdad
Todos trabajan sobre el mismo dato. Se acaban las versiones contradictorias entre áreas.
Base para escalar
Abrir nuevos activos o líneas se apoya en procesos ya sistematizados, no en reinventar la operación cada vez.
Las cifras
- 0%
- de las tareas trazables en tiempo real
- 0
- líneas de trabajo orquestadas en paralelo
- 0
- verticales de negocio en un mismo sistema
- 0+
- iniciativas activas gestionadas a la vez
- +0
- trabajadores en la operación
- ~0 personas / 9 meses
- equivalente al ritmo de entrega logrado con IA
Cómo se logró
Un método repetible potenciado con IA: descubrimiento, construcción e iteración. Entendemos a fondo cómo trabaja de verdad cada área, construimos sobre lo que ya existe e iteramos con entregas continuas, en vez de proyectos largos que llegan tarde. El ritmo alcanzado equivale al que un enfoque tradicional necesitaría con un equipo de ~70 personas durante ~9 meses.